Кадровый учет без ошибок: от приема до увольнения сотрудников

Ответы по кадровому делопроизводству: прием, увольнение, отпуска и проверки. Все о трудовых договорах и документах. Индивидуальная консультация — в один клик!

Телефон
Почта
Ваш вопрос
	Нажимая «Отправить», вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете Согласие на обработку персональных данных.

Не нашли ответ на свой вопрос!

Задать вопрос - ответим за 10 минут

Задать свой вопрос

Начало работы:

1. Какие документы нужны для кадрового учета?

Для организации кадрового учета потребуются: трудовые договоры, приказы по личному составу, табели учета рабочего времени, личные карточки сотрудников (форма Т-2), трудовые книжки, а также локальные нормативные акты компании. Обязательно ведение журналов регистрации приказов и трудовых книжек.

2. Как правильно оформить первого сотрудника?

Оформление включает: заключение трудового договора в письменной форме (2 экземпляра), издание приказа о приеме (форма Т-1), внесение записи в трудовую книжку, оформление личной карточки. В течение 3 дней необходимо зарегистрировать сотрудника в СФР.

3. Какие трудовые договоры нужны?

Основные виды: бессрочный трудовой договор, срочный (до 5 лет), договор ГПХ (для разовых работ). Для отдельных категорий (руководители, совместители) могут быть дополнительные условия. Все договоры должны содержать обязательные реквизиты по ст. 57 ТК РФ.

4. Как вести табель учета рабочего времени?

Табель ведется по форме Т-12 или Т-13, заполняется ежедневно с отметками явок/неявок. Учитываются рабочие дни, выходные, отпуска, больничные. В конце месяца подписывается руководителем и передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

5. Какие локальные акты нужно разработать?

Обязательные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкции по охране труда. Дополнительно могут потребоваться: положение о премировании, коллективный договор, график отпусков.

6. Как оформлять отпуска и больничные?

Отпуск оформляется приказом (форма Т-6) за 3 дня до начала. Больничные регистрируются в журнале, оплачиваются в течение 10 дней после предоставления листка нетрудоспособности. Расчет производится исходя из среднего заработка.

7. Как правильно уволить сотрудника?

Процедура включает: заявление сотрудника (при увольнении по собственному желанию), приказ (форма Т-8), полный расчет, выдачу трудовой книжки в день увольнения. Обязательно сдать форму СЗВ-ТД в СФР в день увольнения.

8. Как учитывать переработки?

Сверхурочная работа оплачивается: первые 2 часа в полуторном размере, последующие - в двойном. Учет ведется в табеле специальными обозначениями. Годовое количество переработок не должно превышать 120 часов.

9. Как оформлять материальную ответственность?

Для должностей с матответственностью заключается отдельный договор (индивидуальный или коллективный). Полный перечень таких должностей утвержден Постановлением Минтруда №85.

10. Как вести учет командировок?

Оформляется приказом, выплачиваются суточные (не облагаются НДФЛ до 700 руб./день по России). Командировочные расходы подтверждаются авансовым отчетом с приложением чеков. В табеле отмечается кодом "К".

Процесс работы

Гарантии и безопасность:

11. Какие штрафы за ошибки в кадровом учете?

За отсутствие трудового договора - до 100 000 руб., за неправильное ведение трудовых книжек - до 50 000 руб., за нарушение сроков выплаты зарплаты - до 50 000 руб. Повторные нарушения могут привести к дисквалификации руководителя.

12. Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?

Проверить наличие всех обязательных документов, сверить записи в трудовых книжках, удостовериться в своевременности выплат. Рекомендуем провести внутренний аудит за 2 недели до возможной проверки.

13. Как хранить кадровые документы?

Трудовые книжки - в сейфе, остальные документы - в запирающихся шкафах. Срок хранения: личные дела - 75 лет, приказы - 5 лет, табели - 5 лет. Электронный архив должен быть защищен паролем.

14. Какие гарантии вы даете по кадровому учету?

Гарантируем соответствие документов требованиям ТК РФ, своевременное оформление изменений, защиту от штрафов при проверках. Все ошибки по нашей вине исправляем бесплатно.

15. Как вы учитываете изменения в трудовом законодательстве?

Ежеквартально обновляем базу нормативных актов, проводим обучение специалистов. О всех значимых изменениях информируем клиентов в течение 3 рабочих дней после публикации поправок.

16. Как оформить удаленного сотрудника?

В трудовом договоре указывается условие о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ). Документы могут подписываться ЭЦП. Особое внимание - условиям труда и техническому обеспечению.

17. Какие особенности у совместителей?

Оформляется отдельный трудовой договор с пометкой "по совместительству". Рабочее время - не более 4 часов в день. Отпуск предоставляется одновременно с основным местом работы.

18. Как вести учет иностранных работников?

Требуется патент или разрешение на работу. Особые условия: медстраховка, уведомления МВД при приеме/увольнении. НДФЛ удерживается по ставке 13% или 30% в зависимости от статуса.

19. Как автоматизировать кадровый учет?

Рекомендуем программы: 1С:ЗУП, Контур.Персонал, Бизнес.Ру. Они позволяют вести табели, формировать отчетность, рассчитывать отпуска. Для интеграции потребуется 2-3 рабочих дня.

20. Какие социальные льготы можно оформить?

Основные виды: детские пособия, выплаты по беременности и родам, налоговые вычеты на детей. Для оформления потребуются заявления сотрудников и подтверждающие документы (свидетельства о рождении, справки).